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FRO – Registrierung bei der indischen Ausländerbehörde

 

Mit meinem Studierenden-Visum musste ich mich nach meiner Ankunft in Indien innerhalb von 14 Tagen bei der FRO (Foreign Registration Office) registriert haben, um eine Aufenthaltserlaubnis (Registration Certificate/ Residential Permit) zu erhalten. Innerhalb der ersten Woche in Pune erfuhr ich, dass es einen anonsten 300$ Strafe kostet – eine neue Regelung, welche dieses Jahr eingeführt wurde. Im Laufe der zweiten Woche erfuhr ich jedoch auch, dass der Registrierungsprozess inzwischen etwas vereinfacht wurde und man nun die gesamte Registrierung online abwickeln kann – vorausgesetzt man bekommt innerhalb der ersten 14 Tage alle benötigten Dokumente zusammen:

 

1. Residence proof: Residence Certificate from Hostel/Updated Form ‘C’ generated by Hotel/Lodge or Registered/Notarized Lease Deed, Utility Bill, Copy of photo-ID of the landlord along with declaration and Tenant Police Verification

2. Photo: Applicant's Photo

3. Financial resource proof: NRO account details/Scholarship letter (if any)

4. Exchange Programme letter: Exchange Programme letter Programme in terms of Agreements with country concerned

5. Visa: Indian Visa

6. Passport: Bio-Data page of Passport along with page bearing last Indian Immigration arrival stamp

7. Letter from Defence Establishment: Letter from defence establishment/Ministry of Defence, Govt. of India, if coming for training in a military establishment

8. Bonafide certificate: Bonafide Certificate from the Institution/College/University mentioning Foreign Students’ Information System (FSIS) No., course undertaken, duration of course and e-mail ID of the Institute/College/University (+ Justification Letter)

 


Zu Punkt 1: Dank meiner Unterkunft (das Better Living Hostel in Aundh), bekam ich bereits am Tag nach meiner Ankunft in Pune meine C-Form. Innerhalb der nächsten Tage kümmerte sich Amit - der Besitzer meines Hostels - um die restlichen Unterlagen, die als Residence Proof gelten: das House Agreement und die Tenant Police Verification.

Für die Police Verification wird ein weiteres Passfoto und eigentlich auch das Bonafide certificate der Host-Universität benötigt. Da ich bis kurz vor Ablauf meiner Frist auf das Bonafide certificate warten musste, war ich erleichtert, dass es Amit gelang, die Police Verification mit meinem vorläufigen Admission Letter zu bekommen. Obwohl ich normalerweise für die Police Verification mit auf die Polizeiwache hätte kommen müssen, konnte Amit die Prozedur dank seiner Connections alleine abwickeln, wodurch mir dieser Behördengang erspart blieb.

 

Zu Punkt 2: Das Passfoto sollte halbwegs quadratisch sein, weshalb ich es noch bearbeiten musste.

Zu Punkt 3: Glücklicherweise konnte ich die Bescheinigung für mein Stipendium als Finanzierungsnachweis einreichen.

 

Zu Punkt 4: Der Admission Letter, mit dem ich in Deutschland mein Visum beantragt hatte, war nur ein vorläufiger. Dies wusste ich bereits von einer Austauschstudierenden aus dem letzten Jahr. Nachdem ich bei meiner Registrierung im International Centre das Original vom vorläufigen Admission Letter bekommen hatte, war ich davon ausgegangen, dass dieses für die Registrierung ausreichend wäre. Ein Missverständnis.

Von den Mitarbeiterinnen der Women’s Studies Centre Office erfuhr ich zwei Tage vor Ablauf meiner Registrierungsfrist bei der FRO, dass ich noch einen neuen Admission Letter vom International Centre benötigte. Dieser war natürlich – wie nicht anders zu erwarten – noch nicht signiert worden, obwohl meine Registrierung im International Centre bereits eine Woche zurück lag. (Ich hätte dort jeden Tag Druck machen müssen, wofür ich allerdings auch hätte wissen müssen, dass ich noch ein Dokument benötigte - was mir bis dahin niemand gesagt hatte.) Da ich nun nicht mehr länger warten konnte und alle anderen Dokumente bereits zusammen hatte, lud ich bei der FRO den vorläufigen Admission Letters hoch – glücklicherweise gab die FRO sich damit auch zufrieden. (Bei der Uni war ich jedoch tatsächlich erst registriert, nachdem ich den neuen signierten Admission Letter vom International Centre bei der Women’s Studies Centre Office abgegeben hatte.)

 

Zu Punkt 5 und 6: Vom Pass und dem Visum sollte man immer genug Kopien dabei haben und sie zusätzlich als Dokumente auf mehreren mobilen Geräten speichern. Für die FRO-Registrierung muss die Kopie vom Pass inkl. Einreise-Stempel hochgeladen werden. Da der Stempel sich jedoch auf der gegenüberliegenden Seite des Visums und nicht neben der biometrischen Seite des Passes befindet, erschließt sich mir die Logik dabei nicht. Man füge also zwei Dateien mit PDF-Konverter zusammen....

 

Zu Punkt 7: benötigen wir als Studierende nicht – jedoch kann man die Registrierung nicht einreichen ohne ein Dokument mit dieser Bezeichnung hochgeladen zu haben. Hier ist also Kreativität gefragt. Da ein blanc paper beim Download auch nicht akzeptiert wird, muss man einfach ein Dokument mit dem Inhalt „I am not coming for training in a military Establishment“  hochladen.

 

Zu Punkt 8: Einen Tag nach meiner Registrierung im International Centre erfuhr ich, dass ich mich nach dem Bonafide certificate in meiner Fakultät  erkundigen müsse – also beim Women’s Studies Centre. In der Office füllte ich das S-Formular aus (+ Passfoto) und musste zudem noch eine Kopie von meinem Pass, meinem Visum und meinem (vorläufigen) Admission Letter abgeben. Als ich am nächsten Tag das Bonafide certificate abholen wollte – eine meiner Dozentinnen hatte mir gesagt, dass es bereits ausgestellt worden wäre –  wurde ich auf den nächsten Tag vertröstet. Am nächsten Tag erfuhr ich, dass das Dokument erst ausgestellt werden könne, wenn ich übermittelt habe, welche Kurse ich belegen werde. Nachdem ich meine gewählten Kurse über eine Dozentin übermittelt hatte, wurde mir am folgenden Tag bestätigt, dass das Dokument nachmittags signiert abgeholt werden könne. Als ich in der Uni ankam, fehlte die wichtige Unterschrift der Direktorin jedoch immer noch. Zwei Tage vor Ablauf meiner Frist hielt ich das Bonafide certificate dann endlich in den Händen und konnte es nun hochladen.*


 

Nachdem ich mich auf der Homepage der FRO registriert hatte, musste ich - abgesehen vom Passfoto - alle Dokumente als PDF-Dateien hochladen. Da es an der SPPU nicht so easy ist, Dokumente einzuscannen und meine Dokumente scheinbar auch nicht als softcopie existierten, musste ich sie abfotografieren, von JPG in PDF Dateien umwandeln und sie anschließend je nach angeforderter Dokumenten-Kombination zusammen fügen, bevor ich sie hochladen konnte.

 

Einen Tag nachdem ich den Upload abgeschlossen hatte, bekam ich eine E-Mail von der FRO, in welcher ich dazu aufgefordert wurde, noch weitere Dokumente hochzuladen. Nach etwas Verwirrung – die scheinbar noch fehlenden Dokumente wurden mit der Kategorie „Others“ bezeichnet – fand ich anhand meines dort aufgeführten Status' heraus, dass ich meine C-Form ein weiteres Mal (nun ohne die anderen Residence Proof Dokumente) hochladen sollte. 

 

 *Zwei weitere Tage später bekam ich noch eine Benachrichtigung, in der ich dazu aufgefordert wurde, zu erklären, wieso mein Bonafide certificate nicht von dem Direktor der Universität, sondern von der Direktorin des Departments signiert worden war. Ich benötigte also einen Justification Letter, der bestätigte, dass ich im Department registiert bin und die zuständige Autorität die signierende Direktorin ist.

 

Nach dieser über zwei Wochen andauernden Prozedur war ich überglücklich, als ich meine Aufenthaltserlaubnis (Registration Certificate/ Residential Permit) am Ende tatsächlich per E-Mail zugeschickt bekam – vor allem, nachdem ich darauf vorbereitet worden war, dass ich mit meinem Visa-Typ definitiv persönlich bei der FRO erscheinen müsste - was sich dieses Jahr geändert hatte.
Nun musste ich allerdings feststellen, dass meine Aufenthaltserlaubnis nur bis zum 10.12.2019 gültig ist, obwohl mein Visum erst am 15.01.2020 abläuft. Da ich noch bis zum 29.12.2019 in Indien sein werde und mein Flug auch schon gebucht ist, habe ich womöglich noch eine weitere FRO-Prozedur vor mir, wenn ich bei der Ausreise keine Strafe von 300$ zahlen möchte. Wahrscheinlich werde ich deshalb im November noch ein Exit-Visa beantragen müssen.